1 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 15 AVENUE DENFERT-ROCHEREAU 25000 BESANÇON TEL : 03.81.65.44.44 dg@ahs-fc.fr DIRECTEUR GENERAL : M. ERWAN BECQUEMIE DIRECTRICE GENERALE ADJOINTE : MME CLAIRE DUTILLEUL-BRAHIMI DIRECTION GENERALE I. PRÉSENTATION CATEGORIE D’ETABLISSEMENT OU SERVICE Siège social DATE D’AUTORISATION (CREATION OU RENOUVELLEMENT) ARS : Décision n° DA 17-074 du 28/11/2017 portant renouvellement des frais de siège pour la période 2018-2022 ; prolongé en 2023, renouvelé le 12/01/2024 PERIMETRE CATEGORIE DE BENEFICIAIRES Instances dirigeantes de l’AHS-FC Etablissements et services de l’AHS-FC NOMBRE D’ESSMS CONCERNES 35 ESSMS en 2023 La Direction Générale assure 3 missions : Appui à la vie associative auprès du Président et des instances dirigeantes de l’AHS-FC Siège social pour les 35 établissements et services sociaux et médico-sociaux de l’Association, mission définie à l’article R314-88 du CASF Gestion directe des services sans responsable administratif spécifique (CeGIDD et CLAT Doubs-Jura) : élaboration et animation des projets, gestion du personnel, du budget et des locaux, démarche qualité. Elle est composée de professionnels qui exercent les compétences administratives et techniques nécessaires à la mise en œuvre de la politique définie par l’Association. II. ACTIVITE DES SERVICES II.1. SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION GÉNÉRALE ET DE LA VIE ASSOCIATIVE : Service constitué d’un cadre et de trois professionnelles à temps partiel (secrétaires et standardiste), soit 2.95 ETP. La Cheffe de service assure également une coordination des interventions de l’agent technique en charge de l’entretien de l’immeuble. L’année 2023 a été marquée par le départ de la cheffe de service Mme Brévaut présente depuis 1998 dans l’Association. Le poste est désormais occupé par Clotilde Barbet. II.1.a. Vie associative : Les tâches principales sont les suivantes : Préparation, organisation et suivi des réunions statutaires et événements à l’initiative du Conseil d’Administration (assemblées générales, conseils d’administration, inaugurations…), visites du Président Suivi des adhésions et coordination avec les administrateurs Réalisation et suivi des démarches liées aux obligations statutaires et à la reconnaissance d’utilité publique Suivi du patrimoine immobilier non affecté à un établissement (travaux, lien avec les locataires ou agences immobilières, acquisition/vente…). II.1.b. Fonctionnement du siège social : Le secrétariat de direction assure : L’organisation des Conseils de Direction mensuels, des réunions trimestrielles de la direction générale, Le suivi des agendas du Directeur général et de la Directrice générale adjointe La gestion de la communication : en lien avec la charte associative, création, actualisation et suivi des supports internes et externes :
2 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 o Site internet (cf. ci-après) : actualisation des données et de l’organisation des informations. o Au cours de l’année 2023, travail initié sur les supports liés au passage en DAME des établissements handicap enfants, à finaliser en 2024. o Rapport d’activité annuel, dépliants ou flyers associatifs (plaquette associative, info « taxe d’apprentissage ») ou spécialisés (CeGGID, DAPEH25…) o Concours annuel interne « carte de vœux ». Plus généralement, la préparation, la constitution ou le suivi : Des réponses à appels à projets (habitat inclusif…) ou demandes de subvention en lien avec les opérations de travaux (ESAT de Villersexel, Cuisine de Villersexel…) Des rapports d’activité et de gestion : finalisation, consolidation et transmission aux autorités de contrôle et de tarification Des contrats service civique : 5 volontaires (10 en 2022) De la campagne « taxe d’apprentissage »en lien avec la nouvelle plate-forme natione SOLTEA. Mais également, le suivi et la gestion centralisée des dossiers associatifs suivants : Contrats d’assurance : automobile, multirisque, RC. 91 sinistres déclarés et suivis (89 en 2022) et 51 accidents de travail/trajet (identique à 2022) Flotte automobile : 233 véhicules (217 en 2022). Suivi des 34 infractions au Code de la Route conformément aux dispositions législatives (51 procédures en 2022) Notification, archivage et suivi des marchés de travaux en lien avec le chargé de patrimoine et travaux. II.1.c. Communication : LE SITE ASSOCIATIF : www.ahs-fc.fr Le site présente l’offre de service de l’association et rend compte de la vie associative. Il est mis à jour en continu : Depuis 2011, 387 coupures de presse, rapports ou communiqués mis en ligne (33 en 2023) En 2023, l’onglet « Nous rejoindre » a fait l’objet de 11 621 consultations. Au 05 juin 2023, le lien LinkedIn (outil à développer) compte 406 abonnés Une attention particulière est apportée aux opérations de mécénat ou aux partenariats par la diffusion de « communiqués ». L’INTRANET ASSOCIATIF Depuis septembre 2022, l’intranet permet aux professionnels d’accéder à des informations internes et des actualités récentes des ESSMS. 4 onglets le constituent : « accueil », « mes droits », « IRP » et « offres internes ». Il constitue un trait d’union entre les établissements, les activités et les professionnels. FOCUS 2023 ET AXES DE TRAVAIL 2024 Focus 2023 : Préparation de l’inauguration du batiment « Saphir » (EANM Foyer de vie Rousset) à Levier en présence de Madame la présidente du Département du Doubs et de Monsieur le Préfet à l’issue de l’Assemblée Générale du 15 juin 2023 14122 26040 43888 53567 57613 79326 80121 92832 0 20000 40000 60000 80000 100000 2011 2012 2014 2016 2018 2020 2022 2023 COURBE DE FRÉQUENTATION DU SITE DEPUIS SA CRÉATION
3 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 Poursuite du suivi administratif lié aux opérations de travaux en cours : IME l’Envol, ESAT de Villersexel, Pôle de Besançon Palente Création des supports de communication pour les trois Dispositifs d’Accompagnement Médico Educatifs (DAME) Travail sur l’organisation du secrétariat de direction et de l’accueil/standard en lien avec le départ à la retraite de la cheffe de service au 31 août. Axes de travail 2024 : Organisation et suivi des entretiens professionnels conduits par les directeurs généraux qui seront menés entre avril et décembre Consolidation d’une nouvelle organisation du pôle administratif favorisant un décloisonnement des taches pour faciliter la continuité de service. II.2. SERVICE COMPTABLE ET FINANCIER : L’équipe est constituée d’une cheffe de service, de son adjoint et de 5 collaborateurs, soit 6.1 ETP (dont 0,5 ETP pour la facturation du CMPP). Un renfort du service est prévu en 2024 avec le recrutement d’un directeur administratif et financier qui assurera également la coordination avec les services informatique et travaux. Le service comptable est en charge de 32 budgets financés principalement par l’ARS BFC, les Départements, les DDETSPP du Doubs et de Haute-Saône. Chaque comptable assure le suivi d’un portefeuille d’établissements. Le suivi des investissements est réalisé par l’adjoint à la cheffe de service. La totalité de la comptabilité de l’Association est centralisée à la Direction Générale. Les dépenses de fonctionnement et d’investissement sont mandatées à ce niveau, de même que la totalité des encaissements permettant d’assurer : Une gestion centralisée de trésorerie Une séparation, pour les établissements, de l’ordonnateur et du comptable (à l’exception de certaines dépenses mandatées directement au titre de régies d’avance strictement définies) La préparation et l’élaboration des budgets prévisionnels, exécutoires, et des comptes administratifs des établissements et services Le suivi, après la préparation des dossiers par les établissements concernés, des mouvements relatifs à la participation des résidents, leurs frais d’hébergement et la facturation des prix de journée. Dans le cadre de sa mission, le commissaire aux comptes poursuit la démarche d’audit et d’évaluation du contrôle interne au sein des établissements. En 2023, un audit a été réalisé pour le volet « paye ». FOCUS SUR LES ACTIONS MARQUANTES 2023 Pilotage financier avec suivi des situations comptables Travaux pour le renouvellement des CPOM DREETS (Secteur asile), ARS-CD25 secteur PH et protection de l’enfance, ARS secteur santé CLAT/CEGIDD : Budgets, PPI.. ; signatures envisagées en 2024 Formations des assistantes sur CEGI : les objectifs étant d’appréhender les modules CEGI, d’acquérir les compétences pour saisir un budget et établir une situation comptable. Cinq formations ont lieu en 2023 Formation des nouvelles assistantes : tout comme en 2022, 4 assistantes ont bénéficié d’un accompagnement individuel par les membres de l’équipe comptable. Dématerialisation des factures : l’outil a été choisi en 2022, pour une mise en place en 2023. Le déploiement n’a pu aboutir, il est prévu au cours du second semestre 2024. Négociations de contrats groupe d’énergie concernant les établissements ne pouvant bénéficier des tarifs réglementés : o Gaz : 14 sites à compter du 1er janvier 2024 pour 12 mois o Electricité : 12 sites à compter du 1er novembre 2023 pour 12 mois Passage en DAME : un travail conséquent a eu lieu sur l’import des écritures, des immobilisations et des budgets. Chaque DAME correspondant à la consolidation comptable de plusieurs ex-établissements.
4 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 Travaux sur la mise en concurrence des assurances VAM. II.2.a. Investissements : La centralisation de la gestion des investissements se traduit par plusieurs niveaux d’intervention : Elaboration et suivi des Plans Pluriannuels d’Investissements (PPI) et Plans de financement obligatoires pour les établissements tarifés ayant un actif brut immobilisé de plus de 306 000 € ; les PPI des ESSMS du CPOM ARS/CD 25 couvrent la période 2018-2023 Suivi des engagements sur la base des PPI approuvés ou des prévisions de renouvellement auprès des directeurs d’établissements Validation des mouvements comptables liés aux acquisitions et sorties d’immobilisations. INVESTISSEMENTS REALISES 2021 2022 2023 Logiciel 21 760 € 27 905 € 10 757 € Terrain - € 242 060 € 166 612 € Bâtiments - € 2 855 353 € 2 675 400 € Agencements Installations 398 424 € 1 015 145 € 638 062 € Matériel 249 913 € 386 063 € 260 557 € Matériel de Transport 671 332 € 540 035 € 993 583 € Matériel de Bureau 113 314 € 190 473 € 199 958 € Mobilier 71 430 € 117 871 € 298 499 € Investissement Taxe Apprentissage 7 012 € 12 148 € 1 191 € TOTAL 1 533 215 € 5 387 053 € 5 244 619 € NB : Les investissements liés aux constructions sont comptabilisés l’année de réception définitive des travaux alors que dans les faits, ils sont étalés sur plusieurs exercices. PRINCIPAUX TRAVAUX REALISES ET EN COURS EN 2023 ETABLISSEMENT TRAVAUX PREVISION REALISES EN COURS AU 31/12/2023 Association Achat Locaux Palente – Besançon 170 000€ 171 026 € 0 € Rénovation énérgetique batiment Besancon En cours 11 077€ Dame GB – Service PMO Aménagement du site A à Palente (Besançon) 1 803 837 € 0€ 197 045€ Aménagement du site B à Palente (Besançon) 480 783 € 0€ 45 415€ EANM Foyer de Vie Rousset IME l’Envol Création et mise en service du bâtiment – Saphir 2 073 210 € 2 162 162 € 0€ Réhabilitation du bâtiment 2 756 104€ 0 € 1 626 688 € ESAT de Villersexel Achat d’un terrain pour la construction du batiment 166 612 € 166 612€ 0€ ESAT de Villersexel Construction bâtiment 3 627 783 € 0€ 604 003€ CLAT/CEGIDD Rénovation énergétique et fonctionnelle 746 264 € 0€ 10 944€ MAS Guy de Moustier Rénovation noyau central + aile AD du bâtiment 378 241 € 338 048€ 0€ MAS Georges Pernot Extension du bâtiment 4 301 666 € 0€ 83 506€ Association Achat Locaux Palente – Besançon 170 000€ 171 026 € 0 € Parmi les autres projets significatifs en cours : Dossier individuel de l’usager (DIU) : déploiement en cours. Seuls les investissements des 5 sites pilotes ont été basculés en amortissements Projet de téléphonie sur IP. POINT SUR LA POLITIQUE ACHAT Pour garantir une bonne gestion et une maîtrise des dépenses, nous regroupons les gros investissements (achats de véhicules ou matériel informatique), ainsi que certains achats de fonctionnement : assurances, électricité, gaz, contrats copieurs, téléphonie, maintenance ascenseurs… L’AHS-FC adhère également à plusieurs centrales d’achats dont peuvent bénéficier les établissements.
5 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 II.3. SERVICE PATRIMOINE & TRAVAUX : Principales missions du chargé de gestion du patrimoine : Assurer une Assistance Maitrise d’Ouvrage interne et une coordination des travaux importants Veiller au respect de la réglementation (sécurité incendie, électrique, légionnelle…) et à l’accessibilité des bâtiments Assurer une veille et un appui concernant les maintenances et suivis d’exploitation des bâtiments Assurer une maîtrise des coûts d’entretien et de réhabilitation. II.3.a. Accompagnement des projets travaux : Le Service travaux / patrimoine a accompagné directement des projets selon leurs étapes d’avancement. Les différents projets sont répartis selon les étapes suivantes : AUDIT / FAISABILITÉ / PROGRAMMATION L’objectif est de réaliser un état des lieux des besoins, évaluer leur faisabilité, et les actions à mener pour y répondre en identifiant les conditions financières et temporelles : IME de Montfort : suivi des engagements travaux pris dans le cadre de la convention d’occupation temporaire (terrassement, couverture, électricité…),élaboration, construction de scenarii d’évolution du patrimoine de l’établissement Immeuble av. Denfert-Rochereau, Besançon : suivi des études d’avant-projet, redéfinition du périmètre des travaux dans le cadre des perspectives d’occupation des différents services MECS André Marguet : déclaration administrative pour intégrer le PEAD dans les locaux récemment acquis, élaboration dossier nouveau projet pour Département du Doubs DAME Haut-Doubs - EVEIL : réalisation d’une étude de programmation en interne en vue d’étayer des scenarii d’investissement dans le cadre du CPOM ARS Maison d’Enfant Pas à Sas : étude de faisabilité pour la rénovation de l’ancienne Ecole Sainte-Marie en vue d’accueillir le groupe jeunes enfants DAME Haut-Doubs – site PMO : établissement d’un cahier des charges et construction de scenarii pour des nouveaux locaux pour le site de VALDAHON. DAHIS : analyse de l’évolution des besoins du dispositif, visite de locaux pour acquisition. CAARUD Belfort : réflexion sur l’acquisition/rénovation d’un site alternatif. ETUDES DÉTAILLÉES ET AUTORISATIONS ADMINISTRATIVES Après validation de l’étude de faisabilité, il s’agit de passer aux études détaillées permettant la formulation des demandes d’autorisation de travaux ou permis de construire et le choix des entreprises : Pôle santé – Montbéliard (construction neuve réunissant les services CéGIDD, CSAPA, CAARUD ) : suivi des études architecturales, dépôt du permis de construire, MAS Georges PERNOT - Franois (extension de 10 places et amélioration fonctionnelle) : redéfinition du périmètre travaux pour optimisation, demande de subvention PAI CLAT – CeGIDD, Besançon : suivi des études (avant-projet définitif) pour la réhabilitation du plateau du 1er étage du 15 av. Denfert-Rochereau Vivre en Ville : suivi de études (avant-projet définitif) pour la réhabilitation du RDC 15 av. De,fertRochereau pour accueil du dispositif. SUIVI DES TRAVAUX IME ENVOL – Rougemont : suivi du chantier et réponse aux aléas (défaillance de l’entreprise de sol), suivi des contentieux avec la maîtrise d’œuvre, remplacement de la maîtrise d’œuvre d’exécution. ESAT de Villersexel (construction d’un bâtiment ossature bois aux standards passifs) : consultation et négociation avec les entreprise, lancement et suivi des travaux. DAME Grand Besançon – Projet Palente (réhabilitation d’un ancien site industriel) : suivi des travaux, demande de subvention de rénovation énergétique (EFFILOGIS) – réception prévue à l’automne 2024.
6 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 OPÉRATION DE RÉCEPTION ET PARFAIT ACHÈVEMENT Réception, suivi des réserves, finalisation des dossiers d’assurance dommage-ouvrage : Foyer de Vie Rousset – SAPHIR : réception le 24/02/2022, suivi des réserves, finalisation des dossiers d’assurance dommage-ouvrage MAS Guy de Moustier – Villersexel (rénovation acoustique et fonctionnelle du noyau central et de l’administration) : suivi travaux puis réception le 27/12/2023, suivi de levée des réserves (10/10/23). II.3.b. Pilotage de sujets transversaux liés au patrimoine : Le service a également accompagné des sujets transversaux : Mise en conformité accessibilité pour finaliser l’AdAP en 2023 : mise à jour des diagnostics, organisation des travaux (entreprise ou régie) Mise en conformité amiante en cours (réalisation des DTA) Travaux sur la construction des PPI CPOM ARS Accompagnement sur des actions de rénovation énergétiques ponctuelles : raccordement de la Maison d’Enfant par à Pas à un réseau de chaleur, isolation de combles et calorifugeage (Manoir, EAM La Citadelle) Réalisation des déclarations liées au décret tertiaire Instruction et avis sur les demandes d’investissement des établissements. II.4. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES – SERVICE PAYE : II.4.a. Direction des ressources humaines : Les principales missions et attributions de l’équipe, composée d’un directeur, d’une Responsable des Ressources Humaines et de 3 assistantes (soit 4.5 ETP) sont inchangées : Proposer, piloter et mettre en œuvre une politique de gestion des ressources humaines dans l’Association en lien avec la Direction Générale Conseiller et accompagner les directeurs dans la mise en œuvre opérationnelle de la gestion des ressources humaines Assurer une veille juridique concernant la réglementation du travail Proposer une politique de relations sociales et favoriser le dialogue social avec les Instances Représentatives du Personnel et les organisations syndicales représentatives (CSE, CSSCT, RDP et Négociations Annuelles Obligatoires…) Recruter le personnel en Contrat à Durée Indéterminée Promouvoir et accompagner la mobilité professionnelle et géographique des salariés Prévenir les situations contentieuses individuelles et collectives et gérer les procédures engagées Mener les procédures disciplinaires et gérer les litiges en lien avec le Directeur Général et les établissements Gérer et accompagner les fins de contrat Elaborer et consolider les données sociales et les indicateurs RH notamment à travers la réalisation de bilans : Bilan Social, Rapport de situation comparée, bilan formation, Bilans SSCT, bilans des accords d’entreprise… Développer et coordonner la politique de formation de l’Association et plus globalement la politique de gestion des emplois et des parcours professionnels notamment via le plan de développement des compétences de l’Association Promouvoir et coordonner une politique d’amélioration des conditions de travail et de prévention des risques professionnels.
7 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 FOCUS SUR LE PLAN DE DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES 2023 L’Association consacre un effort important pour la formation professionnelle, qui va au-delà des obligations légales conventionnelles de financement avec une cotisation de 2.30% de la masse salariale brute en 2023. La signature d’une nouvelle convention de services avec l’OPCO Santé a permis de bénéficier de leurs services associés et de garantir des financements annuels et pluriannuels pour le plan de développement des compétences. Les chiffres clés 2023 : 808 stagiaires, soit 539 salariés formés ont participé à une ou plusieurs formations réparties en 146 actions de formation pour un total de 19 492 heures. Toutes les catégories socio-professionnelles ont bénéficié de ces formations. L’engagement total formation est de 531 315. € (Compte Investissement Formation Adhérent + cofinancements OPCO) Face aux enjeux de recrutements, un accent important est mis sur la qualification de salariés, notamment à travers le recours à l’alternance : 58 actions de formations qualifiantes (= 8 876 heures) engagées ou poursuivies en 2023 dont : 11 contrats de professionalisation 23 contrats d’apprentissage Les actions de formations sont regroupées en 2 types de formation : Les Actions Transversales Associatives : 18 actions de formation pour 259 stagiaires soit 167 salariés de 37 établissements Les thématiques : la démarche éthique, les écrits professionnels, la démarche évaluative dans les ESSMS, prévenir le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, les compétences psychosociales, SST, Word/Excel Actions bientraitances : 406 heures réalisées par 63 stagiaires issus de 5 établissements ; cette action s’incrit dans une logique de stratégie de promotion de la bientraitance au sein des établissements, soutenue par des formations action. Formations sur l’Ethique : 539 heures réalisées par 53 stagiaires issus de 9 établissements Les actions pilotées par les établissements : o Actions qualifiantes : 59 stagiaires dont 23 contrats d’apprentissage et 11 contrats de professionalisation soit un total de 8 876 heures (volume horaire hors contrat d’apprentissage) o Thématique Addictions / Dépistage / Prévention : « Sexualité, RDR et Chemsex » pour 25 stagiaires du CSAPA, soit 525 heures o Thématique Autisme/TSA : 68 stagiaires formés issus de 9 établissements, totalisant 1041.50 heures de formation o Thématique Comportements problèmes hors autisme : thématique sur la gestion de la violence soit 1517 heures rélaisées par 84 stagiaires issus de 10 établissements. FAITS MARQUANTS 2023 Création de poste et arrivée d’une Responsable des Ressources Humaines pour renforer les fonction supports sur les thématiques RH qui représentent des enjeux importants et notamment sur le volet recrutement Le recrutement, dans la continuité des années précédentes, a fortement mobilisé le service RH et les établissements travers notamment : o La poursuite et le développement d’une politique de qualifciation de salariés non ou insuffisament qualifiés notament à travers le développement de l’aternance (contrat d’apprentissage, contrat de professionalisation, Pro A….) o L’embauche en 2023 de 139 salariés en CDI dont 10 postes de cadres de direction (Chef de service, Direction adjointe, Direction d’établissement) Le Dialogue social reste un enjeux associatif important et s’est notamment traduit en 2023 par la négociation et le renouvellement du CSE : o 17 Réunions ordinaires et extraordinaires du CSE tenues en 2023 et 6 réunions des commissions du CSE. Dans ce cadre le service RH a été à nouveau mobilisé pour des expertises missionnées par le CSE sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi
8 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 o 17 réunions de négociations menées portant sur des thématiques du dialogue social, de rémunération, de durée du travail. Ces réunions ont permis la signature de 2 accords d’entreprises. o La mise en place des élections professionnelles en décembre 2023 qui a permis le renouvellement du CSE ACCORDS D’ENTREPRISE SIGNÉS AVEC LES ORGANISATIONS SYNDICALES EN 2023 Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE et des Représentants de Proximité Accord relatif au recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles Protocole d’accord préélectoral pour la mise en place et l’organisation des élections professionnelles II.4.b. Service paye : Le service est composé d’une cheffe de service, de 2 techniciens paie et d’1 technicien partagé entre le service Paye et RH soit 4,50 ETP. Les principales missions du service sont inchangées : Gestion administrative des personnels Calcul de la paye, des cotisations sociales/fiscales salariales et patronales ; déclarations diverses pour les établissements et services Paramétrage, mise à jour et optimisation du logiciel paye Préparation budgétaire, adaptation des outils de gestion aux nouvelles exigences réglementaires, consolidation des données relatives au personnel Fiabilisation de la base de données du personnel Amélioration des outils de gestion/suivi (interne au service ou à destination des établissements) Elaboration des CDI et des avenants Veille juridique (taux de cotisations, évolutions de la convention collective…) Gestion des contrats de retraite complémentaire, de prévoyance et de mutuelle Gestion administrative des établissements (création/modification/radiation de SIRET auprès de l’URSSAF, de Pôle Emploi, des institutions de retraite/prévoyance/mutuelle…) Assistance et conseil aux établissements et services Embauches, congés, budgets, etc., pour les services en gestion directe. FAITS MARQUANTS 2023 Paramétrage et versement d’une Prime de Partage de la Valeur pour les salariés de la Cuisine de Villersexel Prise en compte en paye des évolutions réglementaires QUELQUES CHIFFRES SUR L’ACTIVITÉ PAYE ANNEE CONTRATS DE TRAVAIL GERES DONT CONTRATS AIDES MOUVEMENTS DU PERSONNEL NOMBRE DE SALAIRES CALCULES ET VERSES PERSONNES PHYSIQUES AYANT TRAVAILLE DU 01ER-01 AU 31-12 ENTREES SORTIES NOMBRE CDI CDD 2021 4 378 52 3 345 3 037 16 070 1 497 902 595 2022 4 325 55 3 073 2 913 16 547 1 555 948 607 2023 4 423 55 3 101 2 965 16 513 1 599 957 642 Nombre de personnes salariées au 31/12/2023 (y compris travailleurs handicapé de l’ESAT) : 1 156 ou 925,80 ETP. II.5. SYSTÈME D’INFORMATION : Le service informatique est constitué d’un Responsable du Système d’Informations (RSI) et d’un technicien informatique soit 2 ETP. Un technicien supplémentaire a été recruté en CDD en octobre 2022 avec un objectif de renfort pérenne de l’équipe. Cet ojectif sera effectif en 2024.
9 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 II.5.a. Service informatique : Volet informatique : GESTION DU PARC INFORMATIQUE N-1 N Commande, paramétrage et installation de postes informatiques 123 88 Gestion et maintenance de postes informatiques 610 639 Gestion et administration de serveurs virtuels 25 32 ADMINISTRATION RESEAUX N-1 N Gestion et administration de la messagerie associative : adresses de messagerie (en nombre) 590 730 o Administration réseaux : gestion des comptes sécurisés de connexion utilisateurs au serveur o Pilotage de travaux de câblage o Sécurité des données : poursuite des actions en place (filtrage internet et anti-virus professionnel) ; suivi des sauvegardes, tests PRA réalisés une fois par an o Communication : systématisation des messages d’alerte et d’information à l’ensemble des utilisateurs lors des évènements : incidents techniques, maintenance, mises à jour… Volet téléphonie : gestion, maintenance et programmation des autocoms. FAITS MARQUANTS 2023 Réalisation des travaux de réfection de cablage informatique pour : IME L’Essor et l’Eveil, EANM Foyer de vie Rousset, MECS A. Marguet, EAM La Citadelle, EA La cuisine de Villersexel, Service PMO Haut Doubs et Direction Générale Téléphonie Fixe Analogique : transfert des contrats Orange et SFR chez FC-NET en préalable au passage à la Téléphonie sur IP Upgrade de l’infrastructure informatique (ajout d’un serveur et d’une baie de stockage) pour répondre au besoin croissant de connection des professionnels au Système d’Informations (en lien notamment avec le déploiement du DIU) Upgrade des liens internet : 8 sites migrés en fibre optique, soit 32 sites fibrés au 31/12 Parc copieurs : poursuite de l’harmonisation avec une 2ème phase qui a concerné 15 copieurs RGPD : o Mise en place d’une nouvelle politique de sécurité des mots de passe d’accès au Système d’Informations o Réunion de sensibilisation des élus du CSE en octobre et accompagnement en novembre des membres du bureau du CSE à la formalisation de l’inventaire des traitements de données à caractère personnel propres au CSE o Inventaire des traitements de données à caractère personnel réalisé par chaque ESMS. AXES DE TRAVAIL 2024 Upgrade liens internet : poursuite de la migration en fibre optique (reste 6 sites) Interconnexion des antennes de Belfort et Héricourt du Pôle Addictologie NFC au réseau AHS-FC Câblage informatique : poursuite de la réfection partielle ou totale des sites Téléphonie Mobile : Portabilité de l’ensemble des lignes chez Bouygues Télécom d’ici fin 1er semestre Suivis de chantier partie téléphonie, réseau informatique concernant les opérations de travaux en cours : Rougemont (IME l’Envol),Villersexel (ESAT), Pontarlier (MECS André Marguet), Montbéliard (Pôle Addictologie NFC et CeGIDD), Franois (MAS Georges Pernot), Moimay (MECS Pas à Pas) et Besançon (DAME Grand Besançon et bâtiment du siège social) RGPD : poursuite de la mise en conformité (dont notamment la création du registre Associatif des traitements de données à caractère personnel) Passage à la téléphonie sur IP : pilotage des travaux à réaliser sur le cœur de réseau et premières bascules prévues au 2ème trimestre.
10 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 II.5.b. Dossier Informatisé de l’Usager (DIU) : Dans le cadre du programme ESMS Numérique, L’AHS-FC a fait le choix de se faire assister par l’Association Ressourcial pour accompagner le déploiement du logiciel Vivality et l’usage de ce dernier dans les établissements concernés. Le montant de cet accompagnement (83 790 € TTC) est couvert par la subvention FMIS. La réunion de lancement du programme ESMS Numérique s’est tenue le 3 octobre en présence de CEGI, RESSOURCIAL, le GRADeS BFC ainsi que tous les Directeurs d’établissement concernés. Le CoPil animé par la Direction Générale regroupant les 5 sites pilotes s’est ensuite réuni 2 fois. PERSPECTIVES 2024 Mise en place des services socles (INSi, DMP, MSSanté) pour les 5 sites pilotes Déploiement du logiciel Vivality pour 14 ESMS : o 1ère vague (à partir de mars) : EAM Bellevue, ESAT Villersexel, IMP L’Esperel, IME l’Envol et l’Eveil, MAS Guy de Moustier o 2ème vague (à partir de septembre) : EAM la Citadelle, EANM Foyer de vie le Manoir, IME l’Essor et Montfort, Vivre en Ville, CEP Saint joseph, MECS Pas à Pas, DMNA 25 Mise en place de l’organisation structurelle des 3 DAME dans Vivality Mise en place d’une interface bi-directionnelle entre Vivality et Wikikap. III. MISE EN ŒUVRE DU PROJET DE SERVICE Les missions de la Direction Générale ont été réalisées au bénéfice de 35 établissements et services. III.1. ORGANISATION ET ANIMATION DES INSTANCES : III.1.a. Au niveau associatif : 4 Conseils d’administration et une Assemblée Générale Ordinaire se sont tenus. III.1.b. Au niveau des services de la Direction Générale : La « réunion hebdomadaire » des cadres des services : revue d’agenda, coordination des actions entre les services de la Direction Générale et avec les établissements pour assurer la cohérence des interventions Une « réunion trimestrielle » avec les salariés des services de la DG : point sur l’actualité associative, le fonctionnement des services de la DG, les projets en cours. III.1.c. Au niveau des établissements et services : La Direction Générale anime différentes réunions de coordination et de réflexions : Le « Conseil de Direction » réunit de façon mensuelle les Directeurs d’établissements et services : 9 réunions Une réunion institutionnelle le 16/11 avec tous les cadres de direction (directeurs, directeurs adjoints et chefs de service) portant sur 4 points : l’organisation des évaluations externes, le système d’information (RGPD et plan ESMS numérique), l’accord d’entreprise sur les IRP 2024-2027 ; les orientations stratégiques 2024/2026 Les groupes de travail ont porté principalement sur les évaluations externes et les CPOM III.2. SUIVI DE PROJETS : La Direction Générale a soutenu des projets transversaux ou spécifiques en réponse aux Appels à projets ou aux besoins repérés sur le territoire. III.2.a. Développement des activités de l’Association en 2022 : Mission santé publique : o Réponse à la sollicitation pour la mise en place de la vaccination HPV et réflexion pour l’ouverture d’un centre de vaccination dans le Doubs
11 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 o Pilotage du comité territorial stratégique addictions en Nord Franche-Comté suite à la fusion avec ALTAU (2 réunions en 2023). Mission handicap : o Travail avec l’ARS et la MDPH concernant les besoins au titre de la rentrée inclusive, et soutien aux établissements concernant les demandes d’accueil de situations complexes. o Poursuite des études de faisabilité pour : La structuration d’une offre de répit « enfance » Les hypothèses de developpement d’habitat inclusif dans le Doubs o Finalisation avec les autorités ARS/CD25/MDPH de l’évolution de l’offre de l’EAM Bellevue o Engagement d’une réflexion sur une nouvelle organisation du DAPEH 25 o Réflexion sur la mise en place d’une PCO 7-12 ans Mission insertion sociale et professionnelle o Pour le DAHIS, augmentation de 27 places de CPH et réponses aux Appels à projet AGIR pour lesquels nous n’avons pas été retenus pour le Doubs et la Haute Saone o Finalisation du renouvellement CPOM avec le CD70 et la PJJ et passage à la Mesure Unique Mobulable. III.2.b. Développement des partenariats et actions permettant d’apporter une expertise métier spécifique au sein des établissements : Démarche qualité : pilotage à travers notamment 3 axes : o Pilotage des évaluations externes : finalisation des calendriers avec les autorités ; appel d’offre pour le choix des cabinets ; négociations suite à l’appel d’offre ; organisation des réunions de lancement par secteur o Appui permanent à la démarche d’amélioration continue de la qualité : poursuite de l’adhésion au REQUAMS (14 adhérents) et pilotage global par la Direction générale. o Appui direct aux établissements sur la déclaration, le suivi et la résolution d’Evénement Indésirable Grave (EIG, intervention de l’ERAGE) Accompagnement des situations complexes individuelles : saisine et lien avec les Communautés 360, les services ASE/PJJ, PTSM, préparation des participations aux commissions d’harmonisation pilotées par les MDPH du Doubs et de Haute-Saône Appui spécifique aux établissements lors de situations de tension ou crise impliquant plusieurs partenaires (médecine du travail, CSSCT…). III.2.c. Soutien aux établissements et services en termes de continuité de direction : L’intérim ou l’accompagnement pour la continuité des fonctions de direction d’établissement a concerné : l’EAM Bellevue (décembre 2022/aout 2023) avec l’appui d’une direction de transition de mars à juillet la MECS André Marguet (décembre 2022/juillet 2023) ; la MAS Guy de Moustier depuis juillet 2023 III.2.d. Participation aux réflexions régionales concernant l’évolution de l’offre et des politiques publiques : Cette implication a été orientée en 2023 sur : les questions d’attractivité des métiers et de rémunération, avec une mobilisation forte de la direction générale auprès des partenaires et autorités. La participation aux diagnostics territoriaux partagés concernant le secteur handicap III.3. EXPRESSION ET PARTICIPATION DES USAGERS AU NIVEAU ASSOCIATIF : Le Conseil de la vie sociale associatif a été réuni le 21/11/2023 et a réuni des administrateurs de l’Association, des parents représentants dans les CVS d’établissements et des directeurs d’ESSMS.
12 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 Les sujets abordés ont porté sur l’évolution de l’offre, l’évaluation externe, les attentes des parents. Un programme de travail 2024 a été fixé avec les sujets suivants : éthique ; communication ; organisation d’une journée sur l’accompagnement à la santé. III.4. MOYENS HUMAINS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE : L’équipe de la Direction Générale est constituée de 24 personnes (22.7 ETP financés sur le budget du siège). ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION GÉNÉRALE NB : Les postes figurant en italique sont gérés par la Direction Générale mais dédiés au fonctionnement d’autres services de l’immeuble qui les financent. IV. CONCLUSION Dans un contexte marqué par des besoins croissants d’expertise et d’aide au pilotage pour les établissements et services, la direction générale a poursuivi en 2023 sa mission d’appui aux ESSMS afin de permettre un accompagnement de qualité des personnes vulnérables. Pour consolider cette expertise, le dossier de renouvellement de l’autorisation du siège déposé fin 2023 a prévu un renfort des moyens de la direction générale avec l’apport de nouvelles compétences ou le renfort des services (RRH, DAF, technicien informatique). Après instruction du dossier, l’ARS a autorisé dans les termes sollicités le renouvellement de l’autorisation confirmant sa confiance dans le travail réalisé par les équipes de la Direction générale, dont il faut saluer l’implication. L’année 2024 verra le déploiement complet de ces nouvelles compétences pour mieux répondre aux enjeux actuels d’un secteur social et médico social en mutation importante. Ces enjeux portent sur l’évolution de l’offre via les CPOM, la réponse aux besoins nouveaux des usagers, et le soutien aux professionnels du secteur. DIRECTEUR GÉNÉRAL 1 ETP PATRIMOINE ET TRAVAUX CHARGE DE TRAVAUX ET PATRIMOINE 1 ETP AGENT TECHNIQUE 0.2 ETP SYSTÈME D'INFORMATION RSI 1 ETP TECHNICIENS 2 ETP DIRECTION DES RESSORCES HUMAINES SERVICE PAIE DRH 1 ETP CHEF DE SERVICE PAYE - 1 ETP TECHNICIENS PAYE 2.5 ETP ASSISTANTES RH 2.5 ETP SERVICE COMPTABLE CHEF DE SERVICE 1 ETP ADJOINT AU CHEF DE SERVICE 1 ETP COMPTABLES 3.6 ETP + 0.5 ETP CMPP SECRÉTARIAT DE DIRECTION ET DE LA VIE ASSOCIATIVE ATTACHÉE DE DIRECTION 1 ETP SECRÉTAIRES STANDARDISTE 2.1 ETP DIRECTRICE GÉNÉRALE ADJOINTE 1 ETP
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