3 AHS-FC – DIRECTION GENERALE – RA 2023 Poursuite du suivi administratif lié aux opérations de travaux en cours : IME l’Envol, ESAT de Villersexel, Pôle de Besançon Palente Création des supports de communication pour les trois Dispositifs d’Accompagnement Médico Educatifs (DAME) Travail sur l’organisation du secrétariat de direction et de l’accueil/standard en lien avec le départ à la retraite de la cheffe de service au 31 août. Axes de travail 2024 : Organisation et suivi des entretiens professionnels conduits par les directeurs généraux qui seront menés entre avril et décembre Consolidation d’une nouvelle organisation du pôle administratif favorisant un décloisonnement des taches pour faciliter la continuité de service. II.2. SERVICE COMPTABLE ET FINANCIER : L’équipe est constituée d’une cheffe de service, de son adjoint et de 5 collaborateurs, soit 6.1 ETP (dont 0,5 ETP pour la facturation du CMPP). Un renfort du service est prévu en 2024 avec le recrutement d’un directeur administratif et financier qui assurera également la coordination avec les services informatique et travaux. Le service comptable est en charge de 32 budgets financés principalement par l’ARS BFC, les Départements, les DDETSPP du Doubs et de Haute-Saône. Chaque comptable assure le suivi d’un portefeuille d’établissements. Le suivi des investissements est réalisé par l’adjoint à la cheffe de service. La totalité de la comptabilité de l’Association est centralisée à la Direction Générale. Les dépenses de fonctionnement et d’investissement sont mandatées à ce niveau, de même que la totalité des encaissements permettant d’assurer : Une gestion centralisée de trésorerie Une séparation, pour les établissements, de l’ordonnateur et du comptable (à l’exception de certaines dépenses mandatées directement au titre de régies d’avance strictement définies) La préparation et l’élaboration des budgets prévisionnels, exécutoires, et des comptes administratifs des établissements et services Le suivi, après la préparation des dossiers par les établissements concernés, des mouvements relatifs à la participation des résidents, leurs frais d’hébergement et la facturation des prix de journée. Dans le cadre de sa mission, le commissaire aux comptes poursuit la démarche d’audit et d’évaluation du contrôle interne au sein des établissements. En 2023, un audit a été réalisé pour le volet « paye ». FOCUS SUR LES ACTIONS MARQUANTES 2023 Pilotage financier avec suivi des situations comptables Travaux pour le renouvellement des CPOM DREETS (Secteur asile), ARS-CD25 secteur PH et protection de l’enfance, ARS secteur santé CLAT/CEGIDD : Budgets, PPI.. ; signatures envisagées en 2024 Formations des assistantes sur CEGI : les objectifs étant d’appréhender les modules CEGI, d’acquérir les compétences pour saisir un budget et établir une situation comptable. Cinq formations ont lieu en 2023 Formation des nouvelles assistantes : tout comme en 2022, 4 assistantes ont bénéficié d’un accompagnement individuel par les membres de l’équipe comptable. Dématerialisation des factures : l’outil a été choisi en 2022, pour une mise en place en 2023. Le déploiement n’a pu aboutir, il est prévu au cours du second semestre 2024. Négociations de contrats groupe d’énergie concernant les établissements ne pouvant bénéficier des tarifs réglementés : o Gaz : 14 sites à compter du 1er janvier 2024 pour 12 mois o Electricité : 12 sites à compter du 1er novembre 2023 pour 12 mois Passage en DAME : un travail conséquent a eu lieu sur l’import des écritures, des immobilisations et des budgets. Chaque DAME correspondant à la consolidation comptable de plusieurs ex-établissements.
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